Vier Schritte zum EU-Antrag

Das Creative Europe Culture-Programm fördert die kulturelle und sprachliche Vielfalt sowie die Wettbewerbsfähigkeit des Kunst- und Kultursektors. Schwerpunkte sind Publikumsentwicklung, soziale Inklusion, Nachhaltigkeit in Verbindung mit dem „European Green Deal“ und der Initiative „New European Bauhaus“, neue Technologien und die internationale Dimension. Als sogenannte „cross-cutting issues“ sind die Themen Inklusion, Diversität, Gender und Ökologie wichtig.

Die europäische Zusammenarbeit ist der beste Weg, gemeinsam Ideen umzusetzen und die Synergien gemeinsamer Programmplanung zu nutzen. In Vorbereitung eines Projekts ist es empfehlenswert, „best practice“ Projekte zu lesen. Sie vermitteln Einblick in Praxis und bewährte Verfahren und geben ein Bild davon, welche Konzepte und Methoden Erfolg hatten. Europäische Projekte stehen im  Kontext aktueller kulturpolitischer Entwicklungen auf EU-Ebene. Informationen sind im Bereich EU-Kulturpolitik und auf der Website der Europäischen Kommission verfügbar.

 

Projektplanung
EU-Projekte erfordern einen größeren Aufwand in der Vorbereitung, Koordination und Abwicklung. Bereits einige Monate vor dem Einreichtermin sollten mit den Projektpartnern die Arbeiten am gemeinsamen Konzept und am Budget begonnen werden. Eine solide und umsichtige Budgetplanung, das laufende Monitoring von Inhalten und Budgetdaten und das Reporting sind besonders wichtig.
 
Einreichung
Die Projekte werden bei der EACEA in Brüssel über das „Funding and Tenders Portal“ der Europäischen Kommission eingereicht. Die formelle Prüfung der Anträge erfolgt durch die EACEA, die inhaltliche Beurteilung durch eine europäische Expertenjury.
 
Wichtige Dokumente im Zuge der Vorbereitung sind das Call-Dokument und das Online Manual sowie das sog. AGA-Annotated Grant Agreement, das sich noch in Arbeit befindet.
 
Voraussetzung für die Antragstellung ist die Registrierung Ihrer Organisation im „Funding and Tenders“ - Portal und die Nominierung eines „LEAR“ , einer Person, die für Änderungen und Pflege Ihrer Daten im Portal zuständig ist. Hilfreich in diesem Zusammenhang sind die „FAQs“ zum „Funding and Tenders“ – Portal.
 
 

In 4 Schritten zum Antrag

1) User-Account anlegen und PIC-Code abholen
Zunächst legen Sie einen User-Account an. Sobald Sie den EU-Login erhalten haben, registrieren Sie sich im Participant Register. Sie erhalten dann den 9-stelligen „Participant Identification Code“ (PIC).
 
2) Antrag erstellen
Die Calls und Formulare sind über das „Funding & Tenders“ – Portal zu finden. Auf unserer Creative Europe - Website sind im Bereich „Ausschreibungen“ alle aktuellen Calls direkt zum „Funding & Tenders“ – Portal verlinkt. Wählen Sie einen Call aus. Das Dokument „Call for Proposals“ mit Details zur Ausschreibung ist unter dem „Topic conditions und documents“ zu finden.  
 
Zur Erstellung der Antragsunterlagen gehen Sie bitte auf den Button „Start Submission“. Für das weitere Procedere benötigen Sie Ihren PIC und Ihr Passwort. Sie erhalten dann ein e-mail mit dem Link zu Ihrer Einreichung, speichern Sie dieses bitte ab! Klicken Sie auf den Link zum „Funding and Tenders – Portal“ und gehen Sie mit der „Edit Proposal“- Funktion zu ihrem Antrag.
 
Der Antrag umfasst mehrere Teile:
  • Part A (allg. Informationen zum Antrag) finden Sie unter „Edit Forms“, dieser Teil ist online auszufülllen. Speichern Sie v.a. die „Summary“ ab!
  • Part B (das Antrags- und das Budgetformular) werden unter „Part B“ heruntergeladen und offline ausgefüllt.
  • Part C (Informationen zu den Prioritäten und zur Organisation) sind online auszufüllen
  • Für Kooperationsprojekte: Die „List of previous projects“ ist auf der letzten Seite des Part B zu finden. Sie wird herausgenommen und ebenso offline aufgefüllt.
 
3) Budget kalkulieren
Das Budgetformular* ist bei den Formularen zu finden, die als „Part B“ heruntergeladen werden. Das Budget wird in Form von „Work Packages“ erstellt, Muster von „Work Packages“ sind den jeweiligen Call-Dokumenten zu entnehmen.
 
Das Vorbereiten der Tabellenblätter:
  • Erstes Tabellenblatt (ganz unten): Informationen ausfüllen (Call, Projekt-Acronym, EU-Zuschuss, Co-Financing, Personal)
  • Zweites Tabellenblatt: „Beneficiaries list“ ausfüllen
  • Drittes Tabellenblatt: „Work Packages“ eingeben
  • Für jeden Partner ein eigenes Tabellenblatt kreieren (BE001, BE002 …)
Kalkuliert wird in Form von „Lump Sums“ d.h. eine Budgetkalkulation wird in Pauschalen übertragen. Vollzeit-Personalkosten sind mit 215 Tagen/ Jahr zu berechnen.

* Hinweis: das Formular enthält Makros, damit Informationen auf die anderen Tabellenblätter übertragen werden können. Ersten Erfahrungen zufolge kann es unter Partnern daher nur mit Tools wie „wetransfer“ verschickt werden, da Firewalls das Dokument mit Makros möglicherweise blockieren.

 
4) Validieren und „Submitten“
Zum Schluss wird das Antragsformular (Part B) als .pdf-Dokument und das Budget als .xls-Datei abspeichert und im „Funding and Tenders“ – Portal hochgeladen.
Für Kooperationsprojekte wird die „List of previous projects“ ebenso in ein .pdf verwandelt und im vorgesehenen Feld hochgeladen.
Validieren Sie bitte den Antrag vor der Einreichung. Diese Funktion zeigt Ihnen noch fehlende Teile an.
 
Um technischen Problemen vorzubeugen, rät die EACEA dazu, den Antrag spätestens zwei Tage vor der Einreichfrist hochzuladen und zu „submitten“. Sollte es technische Probleme geben, kontaktieren Sie bitte den IT Helpdesk.
 
Hilfestellung bei der Erstellung des Antrags bieten die Aufzeichnungen der Webinare der EACEA und des Creative Europe Desks:
 
Service
Der Creative Europe Desk – Culture bietet ein Informations- und Beratungsservice. Aktuell stehen die Aufzeichnungen der Online-Veranstaltungen von Mai – Juli 2021 zur Verfügung. Wir informieren in unserem Newsletter über Ausschreibungen, Events, Webinare und Aktuelles. Schreiben Sie sich bei Interesse bitte in unsere Mailingliste ein.
Bitte wenden Sie sich bei technischen Problemen in Zusammenhang mit dem Portal an den IT Helpdesk.
 
Hinweis: Diese Erstinformation beruht auf Erfahrungswerten des Creative Europe Desks und ersetzt nicht die Call-Dokumente, das Online-Manual oder das Annotated Grant Agreement (in Arbeit).